Con el fin de facilitar la integración del entorno digital en los procesos de trabajo, presentamos algunas herramientas infalibles para mantener la productividad, los flujos y ritmos habituales.




Herramientas indispensables para el Home Office

El uso de estas herramientas facilita el trabajo remoto tanto de manera individual como en equipo, para comunicación, reuniones, almacenamiento, envío de archivos, gestión de tareas, creatividad, productividad e integración.


Herramientas de Comunicación

Hangouts

La aplicación de G Suite se divide en un apartado de chat y otro de videollamadas denominado Meet. Permite compartir pantalla y la integración con casi todos los demás productos del desarrollador Google. La interfaz es sencilla y no necesita complementos. Se puede acceder a las reuniones directamente desde un evento de calendario o una invitación de correo electrónico.

Microsoft Teams

Es el centro de trabajo remoto de Microsoft. Entre sus funciones encontramos chatear de manera grupal o individual, crear reuniones por videoconferencia de hasta 10.000 personas, llamar con su sistema telefónico propio y trabajar de manera colaborativa dentro de la Suite Office 365. De esta manera se pueden consultar, compartir y editar documentos de Word, presentaciones de PowerPoint y hojas de cálculo de Excel en tiempo real, entre miembros del equipo.




Almacenar y compartir archivos

Google Drive

Gestor de almacenamiento en la nube que permite guardar cualquier archivo como documentos, hojas de cálculo, presentaciones u otros elementos, no solo de Google si no también de otros desarolladores como Microsoft Office. Permite compartirlos con otros usuarios y que estos puedan verlos, descargarlos y trabajar en ellos sin necesidad de enviar adjuntos por correo electrónico. Se puede acceder a él a través de navegadores web, dispositivos móviles u ordenadores.

La funcionalidad más importante es que posibilita el trabajo colaborativo de manera simultánea para los miembros seleccionados en tiempo real. Estos pueden realizar comentarios sobre la actividad de los demás para retroalimentarse y así hacer modificaciones al momento. Otro de los elementos útiles para los equipos son Google Forms para realizar encuestas de manera interna y conocer las opiniones al respecto de cualquier tema o problema que surja en la empresa.

Onedrive

Se trata de la nube de almacenamiento de archivos de Microsoft que permite además compartirlos con los miembros de un equipo y colaborar en tiempo real en su elaboración con la suite Office 365. Todo funciona mediante vínculos que se pueden compartir por correo electrónico, mensaje de texto, iMessage o Facebook.


Gestión de Tareas y Proyectos

Monday

Sistema que opera como un centro de trabajo virtual. Esto permite una vista panorámica de todos los procesos que hay que realizar. Incluye la realización de tareas de forma automática y fusionar plantillas según las necesidades de cada empleado.

Al integrarse con otras herramientas además posibilita centralizar procesos, coordinar objetivos, asignar recursos y establecer prioridades de manera sencilla entre los miembros del equipo. Permite el desarrollo de complementos, widgets, flujos de trabajo y aplicaciones personalizadas.

Trello

Es un organizador de tareas en equipo que mediante distintos tableros permite organizar y priorizar proyectos de forma flexible.

Cada tarea se organiza en una tarjeta que a su vez permite adjuntar listas, enlaces, contenidos y fechas de vencimiento, así como clasificarlas con etiquetas y mencionar a los miembros implicados en cada una.




Spark

Se trata de un gestor de cuentas de email. Destaca por funciones como la priorización inteligente de mensajes de personas reales frente a boletines, la creación de equipos para comentar mails de manera privada (se pueden delegar correos a otros miembros del equipo), la posibilidad de crear borradores compartidos, las plantillas para responder a mensajes habituales o la capacidad para posponer los correos y que los recuerde en otro momento (o incluso dar seguimiento a correos importantes).


Creatividad

Mindnode

Es una herramienta para la conceptualización de ideas, elaboración de mapas mentales y procesos de brainstorming. Se trata de una herramienta muy visual que ayuda a ordenar y poner por escrito las ideas que van surgiendo en un equipo. Permite la utilización etiquetas, notas, stickers, apuntes e incluso se pueden relacionar con otras tareas y otras ideas que vayan apareciendo.

Miro

Se trata de un "software de colaboración visual". Funciona mediante un lienzo infinito al que se pueden añadir widgets, plantillas u otras herramientas para elaborar brainstormings, procesos de UX, talleres, tomas de decisiones y otros elementos; de manera colaborativa. Permite la retro-alimentación mediante chat, vídeo y comentarios, además de la integración con otras aplicaciones.


Productividad

Teamleader

La plataforma unifica CRM, Gestión de proyectos, facturación, soporte y gestión de incidencias. Se centra más en la relación con los clientes que en el trabajo en equipo. Permite gestionar la base de datos de contactos y clientes, enviar o automatizar las facturas de forma profesional, gestionar los proyectos (informa de los que funcionan bien y cuáles necesitan más atención de manera que el tiempo empleado en ellos queda registrado para mejorar la rentabilidad).


Integración

Zapier

Es una servicio web de automatización de tareas que permite la integración con casi todas las herramientas y aplicaciones anteriores. Estas se conectan entre ellas para establecer flujos de trabajo y operaciones no disponibles en sus plataformas sin necesidad de supervisión humana. Es además muy útil para desarrollar programas personalizados a medida para tu empresa.

Desde que las nuevas tecnologías y el acceso a Internet evolucionaron, la distancia física ha dejado de ser un problema para poder trabajar. El control horario, la organización de tareas, o cómo mantener el buen ambiente entre los equipos son algunos de los interrogantes que alfigen a los directivos cuando se habla de productividad.

El teletrabajo ha supuesto una revolución para las empresas, y desde ese  punto creemos que  nuestra experiencia en particular  pueda sumar conocimiento a nuestros colaboradores brindandoles competencias para las necesidades del mercado actual.

Creemos fielmente en el crecimiento de la comunidad digital ofriciendo la disponibilidad de nuestros canales de comunicación para brindar asesoramiento a quienes necesiten integrar este tipo de herramientas a su labor diaria.

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